BPM-Rollen

Rollen im Prozessmanagement

Warum gibt es Rollen im Prozessmanagement?

Wer macht eigentlich was, wenn es um die anspruchsvolle Aufgabe geht, ein Unternehmen auf die BPM-Schiene zu setzen? Und vor allem: Wer macht was besser nicht? Es gibt ganz bestimmte Rollen, die die agierenden Personen im Prozessmanagement spielen (sollten), damit es funktioniert.
Jedes System braucht klare Verantwortlichkeiten. Daher werden in jedem Unternehmen Positionen von Vorstandsvorsitzende bis hin zu Datenschutzbeauftragte bestimmt. Zur organisatorischen Steuerung und auch zur wirksamen Umsetzung im Prozessmanagement werden dazu gleichfalls Verantwortliche benötigt. Diese bezeichnet man allgemein als Rollen. Dabei sind alle Aspekte von der Gesamtverantwortung bis hin zur gezielten Unterstützung im IT-Umfeld systematisch zu beachten. Kritischer Erfolgsfaktor für Unternehmen ist es daher, alle notwendigen Rollen zu bestimmen sowie ausreichende Maßnahmen zum Kompetenzaufbau für die beteiligten Führungskräfte und Mitarbeitenden durchzuführen.
Ziel ist es, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung von BPM-Rollen effektiv zu gestalten und Prozessmanagement-Rollen mit einem guten Rollenkonzept in bestehenden Organisationen zu verankern.
Nachfolgend erhalten Sie einen beispielhaften Überblick über die tragenden Rollen im Prozessmanagement.

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CPO – Leiter:in Prozessmanagement

Der Chief-Process Officer (CPO) steht im Rollengefüge des Prozessmanagement ganz oben. Er hat sowohl die umfassendsten methodischen Aufgaben als auch die Anforderung, die prozessorientierte Steuerung schon in der strategischen Steuerung des Unternehmens zu verankern. In unserer Sichtweise ist der CPO Mitglied der obersten Führungsebene und etabliert eine nachhaltige Prozessorientierung im Unternehmen als zentraler Erfolgsfaktor der wert- und kundenorientierten Ausrichtung. Nachfolgend sehen Sie einen Ausschnitt aus dem anspruchsvollen Aufgabenportfolio des CPO:

• Transformation der Unternehmensstrategie in das Prozessmanagement
• Definition der Prozessmanagementstrategie und der daraus abgeleiteten Ziele
• Entwicklung, Dokumentation, Pflege und Publikation des Prozessmodells
• Gestaltung des Change-Prozesses
• Prozessmanagement als Managementprozess im Unternehmen verankern
• Definition von Methodenstandards
• Compliance der Prozesse sicherstellen
• Koordination der Prozesse über Funktionsbereiche hinweg
• Aufbau der prozessorientierten Organisation

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Prozessverantwortliche:r

Der:Die Prozessverantwortliche ist für die zielorientierte, strategische Steuerung eines Prozesses zuständig. Im Zentrum des Handelns stehen sowohl die Zielausrichtung des eigenen Prozesses mit anderen Prozessen als auch die Auswahl nachhaltiger Kennzahlen für die Erfolgsmessung der Prozessleistung. Alle für die Prozesssteuerung und -ausführung benötigten Ressourcen werden zentral koordiniert. Wesentliche Aufgaben des Prozessverantwortlichen beinhalten u. a.:

• Strategische Steuerung des Prozesses
• Aufbau und Ausführung eines funktionsfähigen Prozesscontrolling
• Planung und Sicherstellung der Ausführung der Prozessleistung
• Kompetenz- und Ressourcenplanung des Prozesses
• Koordination mit anderen Prozessen (Nahtstellen)

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Prozessmanager:in

Die Prozessmanager:innen unterstützt die Prozessverantwortliche bei der operativen Ausführung des Prozesses. Im Unternehmensalltag ist er oftmals für das operative Management des Prozesses verantwortlich. Alternativ wird der:die Prozessmanager:in auch als Teilprozessmanager:in auf der nächsten Ebene des Prozessmodells eingesetzt. Zu den wesentlichen Aufgaben gehören u. a.:

• Operative Steuerung des Prozesses
• Aufbau und Ausführung eines funktionsfähigen operativen Prozesscontrolling
• Planung und Ausführung der operativen Prozessleistung
• Operative Kompetenz- und Ressourcenplanung des Prozesses
• Koordination mit anderen Prozessen (Nahtstellen)
• Prozessmodellierung

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Prozessmanagement-Berater:in

Die Prozessmanagement-Berater:innen – intern oder extern – unterstützt und begleitet alle Führungsrollen im Prozessmanagement. Dazu gehören einerseits der Aufbau und die Einführung methodischer Bestandteile des Prozessmanagements (z.B. Prozesscontrolling) als auch andererseits die inhaltliche Modellierung und zielorientierte Führung einzelner Prozesse. Damit ist der Arbeitsschwerpunkt in projektbezogenen Tätigkeiten zu sehen. Zu den wesentlichen Aufgaben gehören u. a.:

• Analyse und Konzeption von unternehmensweiten und prozessspezifischen Prozessmanagementmethoden
• Unterstützung bei der Analyse und Optimierung von Prozessen im Umfeld klarer Prozessziele
• Identifikation von Leistungsschwachstellen und Erarbeitung von Lösungsansätzen
• Aufstellung von Projektplänen und Begleitung in der Umsetzung
• Durchführung von Projekttätigkeiten und Beratung aller Rollen im Prozessmanagement
• Erarbeitung von organisationsspezifischen Konzepten zur Anpassung der Aufbauorganisation oder für die Durchführung von Veränderungsprojekten

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Prozessmanagement-Coach

Der:Die Prozessmanagement-Coach – sowohl intern als auch extern – unterstützt alle Rollen des Prozessmanagements bei der effektiven und effizienten Umsetzung der definierten Rollenaufgaben. Die Prozessmanagement-Coaches haben damit eine coachende und begleitende Rolle gegenüber den übrigen Prozessmanagement-Rollen. Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick über die wesentlichen Aufgaben der Prozessmanagement-Coaches.

• Überprüfung und Analyse der Einhaltung der unternehmensweiten Prozessmanagement-Methodik
• Weiterentwicklung der Prozessmanagement-Methodik hinsichtlich Rollenkonzept, organisatorischer Integration und Prozessregeln
• Coaching der Verantwortlichen im Prozessmanagement bei der Erfüllung und Umsetzung Ihrer Rollenaufgaben
• Koordination von Prozessnahtstellen und Unterstützung bei der Klärung auftretender Konflikte
• Unterstützung der Prozessmanagementprojekte durch das Einbringen von Vorgehensmodellen und Methoden des Veränderungsmanagement
• Sparringpartner für inhaltliche Diskussionen mit den Prozessverantwortlichen

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Prozessbeteiligte

Für alle im Prozess beschriebenen Tätigkeiten sind Prozessbeteiligte für die Prozessausführung zu bestimmen. Mit diesen Rollen wird die zielorientierte Leistungsausführung sichergestellt. Prozessbeteiligte benötigen daher ein grundlegendes Verständnis von Prozessmanagement als Methode und den konkreten Anforderungen in der operativen Ausführung in einzelnen Prozessschritten. Zusätzlich ist die prozessorientierte Denk- und Arbeitsweise in einer konsequenten Wert- und Kundenorientierung bis hin zur permanenten Verbesserung aller Prozessschritte fundamentaler Bestandteil dieser Rollenanforderung. Kernaufgaben für Prozessbeteiligte sind:

• Unternehmerisch orientierte Mitgestaltung von Soll-Prozessen
• Umsetzung der Kundenanforderungen in der Prozessausführung
• Einsatz aller definierter Prozessmethoden und Prozessdokumente
• Messung der konkreten Prozessleistung im eigenen Prozessumfeld
• Permanente Verbesserung der Prozessleistungen

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Prozesscontroller:in

Der:Die Prozesscontroller:in ist ein:e interner Berater:in aller Führungsrollen im Prozessmanagement vom CPO bis hin zum Prozessverantwortlichen. Im Wesentlichen begleiten sie die zielorientierte Steuerung des Prozessmodells und aller Prozesse hinsichtlich der strategischen und operativen Anforderungen. Weiterhin unterstützen sie die Entwicklung der Führungsprozesse des Prozessmanagements und die effiziente Durchführung in allen Prozessen. Nachfolgend werden die wesentlichen Aufgaben kurz zusammengefasst:

• Modellierung der Führungsprozesse Prozessmanagement (z.B. Prozessplanung)
• Begleitung bei der strategischen Festlegung von Prozesszielen und Kennzahlen
• Beratung des CPO hinsichtlich der Koordination aller Prozesse
• Beratung der Prozessmanager und Prozessverantwortlichen hinsichtlich Zielerreichung
• Aufbau eines effizienten Prozessreportings und leistungsfähiger IT-Reporting-Systeme

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Prozessauditor:in

Prozessauditor:innen sind unternehmensintern Verantwortlich für die Sicherstellung einer zielorientierten und effizienten Prozessausführung. Mit dem Fokus auf die Einhaltung aller verabschiedeter und zu berücksichtigender Prozessanforderungen prüfen sie systematisch Schwachstellen in der Ausführung. Damit wird die disziplinierte Prozessausführung gefördert sowie das systematische Erkennen von Anforderungen – auch aus rechtlicher Perspektive (z.B. Legal Compliance) – die im Kern der Tätigkeit stehen. Nachfolgend sind die wesentlichen Aufgaben kurz skizziert:

• Prüfung und Durchsicht aller Prozessbeschreibungen und -dokumentation
• Anwendung von Reifegradmodellen zur Bewertung der methodischen und inhaltlichen Prozesseffizienz
• Analyse und Entwicklung von Verbesserungsmaßnahmen zur Prozessausführung
• Transparenz von Compliance Anforderungen gewährleisten
• Einhaltung von Compliance Anforderungen sicherstellen

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Process-Steering-Board

Ein Process-Steering-Board ist ein gemeinsames Gremium der Prozess-Führungskräften und der funktionalen Führungskräften. Es wird vor allem in größeren Konzernen gebildet.

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