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Wer macht eigentlich was, wenn es um die anspruchsvolle Aufgabe geht, ein Unternehmen auf die BPM-Schiene zu setzen? Und vor allem: wer macht was besser nicht? Es gibt ganz bestimmte Rollen, die die agierenden Personen im Prozessmanagement spielen (sollten), damit er funktioniert.
Jedes System braucht klare Verantwortlichkeiten. Daher werden in jedem Unternehmen Positionen vom Vorstandsvorsitzenden bis hin zum Datenschutzbeauftragten bestimmt. Zur organisatorischen Steuerung und auch zur wirksamen Umsetzung im Prozessmanagement werden dazu gleichfalls Verantwortliche benötigt. Diese bezeichnet man allgemein als Rollen. Dabei sind alle Aspekte von der Gesamtverantwortung bis hin zur gezielten Unterstützung im IT-Umfeld systematisch zu beachten. Kritischer Erfolgsfaktor für Unternehmen ist es daher, alle notwendigen Rollen zu bestimmen sowie ausreichende Maßnahmen zum Kompetenzaufbau für die beteiligten Führungskräfte und Mitarbeiter durchzuführen.
Ziel ist es, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung von BPM-Rollen effektiv zu gestalten und Prozessmanagement-Rollen mit einem guten Rollenkonzept in bestehenden Organisationen zu verankern.
Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick über die tragenden Rollen im Prozessmanagement.
Der Chief-Process Officer (CPO) steht im Rollengefüge des Prozessmanagement ganz oben. Er hat sowohl die umfassendsten methodischen Aufgaben als auch die Anforderung, die prozessorientierte Steuerung schon in der strategischen Steuerung des Unternehmens zu verankern. In unserer Sichtweise ist der CPO Mitglied der obersten Führungsebene und etabliert eine nachhaltige Prozessorientierung im Unternehmen als zentraler Erfolgsfaktor der wert- und kundenorientierten Ausrichtung. Nachfolgend sehen Sie einen Ausschnitt aus dem anspruchsvollen Aufgabenportfolio des CPO:
Der Prozessverantwortliche ist für die zielorientierte, strategische Steuerung eines Prozesses zuständig. Im Zentrum des Handelns stehen sowohl die Zielausrichtung des eigenen Prozesses mit anderen Prozessen als auch die Auswahl nachhaltiger Kennzahlen für die Erfolgsmessung der Prozessleistung. Alle für die Prozesssteuerung und -ausführung benötigten Ressourcen werden von ihm zentral koordiniert. Wesentliche Aufgaben des Prozessverantwortlichen beinhalten u.a.:
Der Prozessmanager unterstützt den Prozessverantwortlichen bei der operativen Ausführung des Prozesses. Im Unternehmensalltag ist er oftmals für das operative Management des Prozesses verantwortlich. Alternativ wird der Prozessmanager auch als Teilprozessmanager auf der nächsten Ebene des Prozessmodells eingesetzt. Zu den wesentlichen Aufgaben gehören u.a.:
Der Prozessmanagement-Berater – intern oder extern – unterstützt und begleitet alle Führungsrollen im Prozessmanagement. Dazu gehört einerseits der Aufbau und die Einführung methodischer Bestandteile des Prozessmanagement (z.B. Prozesscontrolling) als auch andererseits die inhaltliche Modellierung und zielorientierte Führung einzelner Prozesse. Damit ist der Arbeitsschwerpunkt in projektbezogenen Tätigkeiten zu sehen. Zu den wesentlichen Aufgaben gehören u.a.:
Der Prozessmanagement-Coach – sowohl intern als auch extern – unterstützt alle Rollen des Prozessmanagement bei der effektiven und effizienten Umsetzung der definierten Rollenaufgaben. Der Prozessmanagement-Coach hat damit eine coachende und begleitende Rolle gegenüber den übrigen Prozessmanagement-Rollen. Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick über die wesentlichen Aufgaben des Prozessmanagement-Coach:
Für alle im Prozess beschriebenen Tätigkeiten sind Prozessbeteiligte für die Prozessausführung zu bestimmen. Mit diesen Rollen wird die zielorientierte Leistungsausführung sichergestellt. Prozessbeteiligte benötigen daher ein grundlegendes Verständnis von Prozessmanagement als Methode und den konkreten Anforderungen in der operativen Ausführung in einzelnen Prozessschritten. Zusätzlich ist die prozessorientierte Denk- und Arbeitsweise in einer konsequenten Wert- und Kundenorientierung bis hin zur permanenten Verbesserung aller Prozessschritte fundamentaler Bestandteil dieser Rollenanforderung. Kernaufgaben für Prozessbeteiligte sind:
Der Prozesscontroller ist interner Berater aller Führungsrollen im Prozessmanagement vom CPO bis hin zum Prozessverantwortlichen. Im Wesentlichen begleitet er die zielorientierte Steuerung des Prozessmodells und aller Prozesse hinsichtlich der strategischen und operativen Anforderungen. Weiterhin unterstützt er die Entwicklung der Führungsprozesse des Prozessmanagement und die effiziente Durchführung in allen Prozessen. Nachfolgend werden die wesentlichen Aufgaben kurz zusammengefasst:
Der Prozessauditor ist der unternehmensinterne Verantwortliche für die Sicherstellung einer zielorientierten und effizienten Prozessausführung. Mit dem Fokus auf der Einhaltung aller verabschiedeten und zu berücksichtigenden Prozessanforderungen prüft er systematisch Schwachstellen in der Ausführung. Damit wird die disziplinierte Prozessausführung gefördert sowie systematisch erkannte Anforderungen – auch aus rechtlicher Perspektive (z.B. Legal Compliance) – im Kern der Tätigkeit stehen. Nachfolgend sind die wesentlichen Aufgaben kurz skizziert:
Ein Process-Steering-Board ist ein gemeinsames Gremium der Prozess-Führungskräfte und der funktionalen Führungskräfte. Es wird vor allem in größeren Konzernen gebildet.
Die Weiterbildungen, Seminare und Trainings der BPM&O Akademie befähigen Ihre Mitarbeiter ihr Unternehmen in Richtung „Prozessorientierung“ zu entwickeln.
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